Activităţi : SPO LOCAL Direct Accesibil

A.1 Management de proiect – activitatea de management este o componentă esenţială, transversală a proiectului, care va fi asugurată în mod transparent şi conform contractului de finanţare. Această activitate se va derula pe toată durata de implementare a proiectului.

A.2 Informare şi publicitate, inclusiv implementarea campaniei de informare pentru promovarea serviciilor de ocupare – se va desfăşura permanent, paralel cu activităţile proiectului, astfel încât să ofere informaţii cât mai cuprinzătoare şi la zi publicului, prin:

Organizarea conferinţelor de presă (la lansarea şi la finalizarea proiectului);
Dezvoltarea, actualizarea şi mentenanţa website-ului proiectului;
Realizarea materialelor de promovare;
Implementarea campaniilor de informare pentru promovarea serviciilor de ocupare (rezultate şi poveşti de succes locale) – se vor derula la nivel local în regiunile de implementare şi în altele selectate ulterior, cu rolul de a spori încrederea în serviciile SPO şi de a le populariza, de a consolida parteneriatul beneficiari-SPO;
Publicarea buletinelor periodice de informare referitor la proiect.

A.3 Dezvoltarea de mecanisme pentru consolidarea capacităţii de prognoză, prin:

Elaborarea metodologiei de lucru şi a mecanismului de analiză şi prognoză a pieţei muncii locale, colectarea informaţiilor pentru analizarea situaţiei documentelor şi activităţilor ce stau la baza actualelor prognoze şi studii privind piaţa muncii; realizarea analiza şi prognoza privind piaţa de muncă locală pentru fiecare SPO partener;
Dezvoltarea şi implementarea componentei informatice suport pentru prognoza pieţei muncii locale;
Instruirea personalului propriu al serviciilor publice de ocupare judeţene în utilizarea metodologiei, a mecanismului şi a componentei informatice pentru prognoză.

A.4 Dezvoltarea unor instrumente-aplicaţii informatice tip bază de date, prin:

Realizarea metodologiei privind stocarea şi controlul documentelor şi dezvoltarea aplicaţiilor informatice (primirea/transmiterea, organizarea, stocarea, accesarea, controlul şi monitorizarea documentelor; alcătuirea bazei de date, procedura de securitate şi siguranţă;
Implementarea bazei de date şi actualizarea aplicaţiilor informatice specifice;
Instruirea personalului propriu al SPO pentru utilizarea aplicaţiilor informatice tip bază de date;
Activităţi de arhivare a dosarelor fizice si integrarea informatiilor in baza de date Realizarea efectiva a bazei de date (Stocarea electronica a documentelor curente si arhivate; trierea prelucrarea si prezentarea documentelor); Fluxul de documente (primire/transmitere documente; accesarea documentelor); Aceasta subactivitate este foarte laborioasa si consumatoare de timp drept pentru care derularea ei va fi realizata cu sprijinul P4, care va pune la dispozitie in acest sens cate o echipa de 12 persoane pentru fiecare partener SPO judetean.

A.5 Dezvoltarea şi implementarea serviciilor bazate pe sistemul „self-service”, prin:

Dezvoltarea serviciilor de informare şi consiliere profesională online;
Integrarea serviciilor de mediere electronică a muncii online;
Dezvoltarea componentei ce facilitează accesul online la propriul dosar;
Dezvoltarea componentei pentru recrutarea online a angajaţilor;
Dezvoltarea componentei pentru acces online la propriul dosar şi la documente relevante pentru activitatea firmei;
Implementarea pilot a modulului de comunicare prin SMS;
Instruirea privind utilizarea TIC ca suport pentru self-service, prin instuirea personalului AJOFM privind modul în care pot integra această tehnologie în activitatea curentă;
Realizarea studiilor privind TIC şi self-service la nivel AJOFM, pentru a reliefa contextul tehnic şi metodologic privitor la self-service la nivelul fiecărui AJOFM care va face obiectul studiilor.

A.6. Extinderea sistemului managementului calităţii, prin:

Organizarea din punctul de vedere al personalului pentru integrarea cu noile servicii oferite, prin formare de specialitate în managementul calităţii;
Implementarea noilor proceduri şi organigrame.

Stadiul derulării activităţilor

Până în acest moment, în cadrul activităţii de informare şi publicitate (A2), respectiv campaniei de comunicare a proiectului, în luna februarie 2014, a avut loc conferinţa de lansare a proiectului “SPO LOCAL – DIRECT ACCESIBIL”, la Hotel Ramada din Piteşti (Calea Bucureşti nr. 31).

Au fost elaborate şi a demarat diseminarea materialelor de informare şi publicitate. Pornind de la conceptul grafic al proiectului, în luna iulie 2014 au fost produse materialele de informare: broşuri de informare, pliante, afișe şi mape, iar în luna august 2014 au fost realizate materialele promoţionale: seturi de pix şi stilou, memory stickuri, block notesuri, geanţi de conferințp, umbrele, calendare şi DVD-uri. Oricine este interesat, le poate consulta şi descărca din secţiunea Materiale de informare.

S-a derulat campania media de informare asupra proiectului (TV şi radio), care are rolul de a promova serviciile de ocupare, la nivel local în regiunile de implementare pentru a spori încrederea în serviciile SPO şi de a le populariza, de a consolida parteneriatul beneficiari-SPO.

Au fost realizate şi publicate pe site-ul proiectului cele opt buletine de periodice de informare referitor la proiect, în secţiunea Buletin periodic.

În luna iunie 2015, au avut loc cele patru evenimente de diseminare locală şi dezbatere din cadrul proiectului, în toate judeţele de provenienţă ale agențiilor de ocupare județene implicate în proiect: la Piteşti pe 16 iunie, la Giurgiu pe 18 iunie, la Călăraşi pe 23 iunie şi la Alexandria pe 25 iunie. Acţiunile au reunit peste 260 de persoane din rândul Servicului Public de Ocupare (SPO) şi clienților acestuia – șomeri şi alte persoane în căutarea unui loc de muncă, angajatori, furnizori de formare, autorităţi locale, ONG-uri, dar și profesioniști din domeniul medierii și plasării forței de muncă.

În ceea ce priveşte dezvoltarea mecanismelor pentru consolidarea capacităţii de analiză şi prognoză privind piaţa muncii locale (A3) a fost elaborată metodologia de lucru şi mecanismul de analiză şi prognoză a pieţei muncii locale, colectarea informaţiilor pentru analizarea situaţiei documentelor şi activităţilor ce stau la baza actualelor prognoze şi studii privind piaţa muncii; realizarea analiza şi prognoza privind piaţa de muncă locală pentru fiecare SPO partener. În perioada 29-31 mai 2015, avut deja loc cursul de instruire pentru utilizarea metodologiei, a mecanismului şi a componentei informatice pentru prognoză, la Călăraşi, iar participanţii au fost reprezentaţi de personalul Serviciului Public de Ocupare.

În cadrul acestei activităţi, în luna iunie 2015 a fost realizată varianta de test a chestionarului de preluare a feedback-ului din partea clienţilor AJOFM. În cadrul acestei facilităţi, prin feedback-ul primit de la public se vor centraliza automat: propunerile, sesizări, reclamaţiile, ideile de îmbunătăţire a activităţii SPO şi diverse situaţii de interesul SPO pentru a avea o imagine cât mai realistă a cerinţelor clienţilor SPO.

În ceea ce priveşte dezvoltarea unor instrumente aplicaţii informatice tip bază (A4), încă din luna iunie 2014 a demarat arhivarea dosarelor fizice şi integrarea informaţiilor în baza de date, la nivelul celor patru AJOFM-uri partenere din Argeş, Călăraşi, Teleorman şi Giurgiu, activitate centrală a proiectului. Activitatea este programată a se derula până în la finalul proiectului, estimându-se ca la final 80% din arhivă să fie transpusă în format electronic.

Se lucrează la instrumentele de tip aplicaţii informatice tip bază, cum ar fi realizarea unor ghiduri metodologice pentru primirea şi transmiterea documentelor; organizarea, stocarea, accesarea documentelor, începerea constituirii bazei de date; realizarea procedurii de securitate şi siguranţă, dezvoltarea aplicaţiilor informatice privind scanarea, stocarea şi prelucrarea datelor sau accesarea informaţiilor de formare profesională.

Tot în cadrul acestei activități, beneficiarii direcţi ai proiectului - personalul propriu al celor patru SPO partenere au participat în perioada 29-31 mai 2015 la cursul de stocare şi bază de date, ce a avut loc la Călăraşi.

De asemenea, în luna iunie 2015 a demarat realizarea Registrului electronic al furnizorilor de formare profesională la nivelul regiunilor de provenienţă ale AJOFM-urilor partenere: a fost realizat un prim draft al formularului de înregistrare a datelor, propus spre dezbatere în cadrul evenimentelor de diseminare, în vederea adaptării acestuia la cerinţele specifice ale furnizorilor de formare profesională. În urma feedback-ului participanţilor, este definitivat registrul care va fi disponibil în scurt timp pe site-ul fiecărei agenţii de şomaj din cele patru judeţe partenere: Argeş, Călăraşi, Teleorman, Giurgiu.

Pentru dezvoltarea serviciilor de „self-service” (A5) se lucrează la procedurile de realizare şi lansare a unui set de instrumente electronice de acest tip, care vor asigura urmatoarele servicii: servicii de informare şi consiliere profesională online, servicii de mediere electronică a muncii online, facilitarea accesului online la propriul dosar, recrutarea online a angajaţilor, accesul online la propriul dosar şi la documente relevante pentru activitatea firmei.

Au fost achiziționate serviciile privind elaborarea de studii de fezabilitate, servicii de consultanță și analiză. Furnizorul a elaborat următoarele livrabile: Raport inițial, documentație de analiză, diagnoză și proiectare, ghid pentru stocarea și controlul documentelor și dezvoltarea aplicațiilor informatice aferente, raport de instruire/transfer de cunoștințe.

Începând cu luna ianuarie 2015, s-a lucrat la studiul privind “Evaluarea nivelului de conștientizare al oportunităților privind self-service la nivel AJOFM”, care are rolul de a reliefa interesul şi conştientizarea oportunităţilor aduse de self-service în rândul personalului angajat al AJOFM și va fi elaborat în urma aplicării unor chestionare privind evaluarea nivelului de conștientizare al oportunităților privind self-service la nivelul AJOFM, culegerea de date pentru elaborarea studiului privind evaluarea nivelului de conștientizare al oportunităților privind self-service la nivelul AJOFM fiind în desfășurare. În luna mai 2015, s-a încheiat aplicarea chestionarelor pentru acest studiu, iar in luna iunie 2015 a fost elaborat raportul final. Rezultatele sunt prezentate pe scurt în secţiunea Noutăţi.

De asemenea, începând din luna februarie 2015, a fost demarată elaborarea studiului privind “Utilizarea TIC la nivelul AJOFM”. Acest studiu are rolul de a reliefa dotarea tehnică şi nivelul de utilizare TIC la nivelul agențiilor județene pentru ocuparea forței de muncă și a fost elaborat în urma aplicării unor chestionare privind utilizarea TIC la nivelul acestora, activitate derulată în cadrul Activitătii 5.8 – Studii privind TIC si self-service la nivel AJOFM. În luna iunie 2015, a fost realizat raportul final al studiului, ale cărui rezultate sunt prezentate pe scurt în secţiunea Noutăţi.

Au fost organizate toate cele 12 curusuri de inițiere “Utilizarea TIC ca suport pentru self-service”, adresate personalului Serviciului Public de Ocupare, fiecare cu o durată de trei zile:

20-22 februarie 2015 - primele două cursuri în paralel la Sucevița și Cheia;
6-8 martie 2015- cursurile trei şi patru în paralel la Sighişoara şi la Vidraru;
17-19 aprilie 2015 – al cincilea curs la Sâncraiu de Mureş;
24-26 aprilie 2015 – al şaselea curs la Piteşti;
8-10 mai 2015 – cursurile şapte, opt şi nouă în paralel, două la Predeal şi unul la Piatra Neamţ;
15-17 mai 2015 – al zecelea curs la Mamaia;
22-24 mai 2015 – ultimele două cursuri în paralel la Rânca şi la Zolt.

Cursurile de inițiere pe tema “Utilizarea TIC ca suport pentru self-service” s-au adresat funcționarilor publici din cadrul agențiilor județene pentru ocupare în vederea familiarizării acestora cu noțiuni și concepte TIC și self-service cu ajutorul TIC. Suportul de curs elaborat de experții proiectului și-a propus să promoveze ideea de self-service în secolul XXI prin utilizarea sistemelor informatice dedicate.

Tot în cadrul activităţii A.5, a fost prevăzută subactivitatea A.5.7 Instruire privind utilizarea TIC ca suport pentru self-service în folosul beneficiarilor serviciilor AJOFM. În acest context, la Călăraşi s-a desfăşurat în perioada 29-31 mai 2015 un curs specializat pentru self-service.

În cadrul activităţii privind extinderea sistemului managementului calităţii (A6), s-a desfăşurat cursul de Manager al Sistemelor de Management al Calităţii, în perioada 19-24 august 2014. Susţinerea examenului a avut loc pe 24 august 2015, la Costineşti. În urma acestuia, agenţiile care sunt deja certificate pe activităţile curente îşi vor extinde sistemul managementului calităţii, vor revizui provedurile curente de lucru şi serviciile oferite (organigramele, fişele de post, atribuţiile şi departamentele de lucru) prin introducerea noilor servicii realizate prin activităţile proiectului, obţinând o nouă certificare a managementului calităţii. Agenţiile care nu sunt certificate se vor certifica atât pe activităţile agenţiei, cât şi pe cele ale proiectului elaborând proceduri de lucru conforme.

Cursul şi-a propus educarea, instruirea şi motivarea pentru calitate, contribuind la îndeplinirea unuia dintre obiectivele proiectului, respectiv extinderea sistemului de management al calităţii celor patru SPO, prin crearea de proceduri de funcţionare privind serviciile furnizate clienţilor, formarea personalului şi sprijinirea procedurilor de acreditare a calităţii. La finalul sesiunii, cursanţii au obţinut certificatele de specializare în managementul calităţii.

Au fost finalizate o serie de achiziţii ale proiectului, cum ar fi:

- servicii audit;

- servicii organizare evenimente;

- servicii de proiectare de site-uri;

- servicii găzduire site proiect;

- servicii realizare şi livrare materiale publicitare;

- servicii studii de fezabilitate, servicii de consultanţă, analize;

- servicii organizare cursuri;

- servicii de expertiză a sistemului de management al calităţii

- servicii de tipărire şi livrare (suport de curs);

- servicii închiriere de autoturisme particulare cu şofer;

- servicii campanie integrată de conștientizare;

- echipamente IT – laptop-uri si multifuncţională;

- scannere informatice pentru arhivare și printare;

- servicii de management proiect;

- consumabile, închiriere spații;

- livrare, instalare şi întreţinere soluţie tehnică din cadrul proiectului.

La finalul lunii ianuarie 2015 a fost semnat contractul pentru livrarea, instalarea şi întreţinerea soluţiei tehnice din cadrul proiectului, contractul intrând în vigoare pe data de 02 februarie 2015.

Soluția achizitionată în cadrul proiectului are în vedere servicii de dezvoltare programe informatice, furnizare echipamente informatice în vederea implementării activităților specifice menționate în cererea de finanțare, oferirea de instruire specifică în vederea implementării și utilizării programelor informatice la nivelul agențiilor județene de ocupare a forței de muncă.

La începutul lunii februarie 2015, a fost demarată prima etapă a contractului pentru livrarea, instalarea și intreţinerea soluţiei tehnice din cadrul proiectului, și anume cea de realizare a etapei de analiză, în cadrul căreia au fost identificate cerințele partenerilor implicați, fluxurile de lucru, aceste informaţii fiind necesare pentru configurarea aplicaţiei. Ulterior, s-au elaborat procedura de arhivare precum și un ghid metodologic privind stocarea și controlul documentelor (arhivarea) și a început dezvoltarea aplicatiilor informatice aferente.